El uso de cajas chicas sin herramientas digitales genera pérdidas operativas y fiscales en empresas con presencia nacional, advierten expertos del sector fintech
El uso extendido de cajas chicas en empresas con presencia nacional representa una fuente relevante de ineficiencias operativas y pérdidas fiscales, señalaron expertos del sector fintech entrevistados por NotiPress. En contextos donde las compañías gestionan oficinas, sucursales o centros operativos en distintas regiones, los sistemas manuales para gastos menores dificultan el control y seguimiento financiero.
Durante una conversación con esta agencia de noticias, Mario Hernández, CEO de la firma tecnológica Monibyte, explicó que muchas empresas en México aún utilizan efectivo para cubrir gastos cotidianos como alimentación, transporte o insumos menores. Esta práctica, afirmó, es común en organizaciones con hasta 30 o 40 oficinas repartidas por el país, lo que multiplica el número de cajas chicas activas y eleva el riesgo de errores, fraudes o pérdidas no justificadas.
"Me he encontrado que un montón de empresas usan cajas chicas, y en un país tan grande […] es normal que existan 40 o más cajas chicas. Entonces eso lleva trabajos operativos, no deducibilidad de gastos, pérdidas", explicó el directivo.
Entonces, el problema se agrava cuando los gastos realizados con dinero en efectivo no generan un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), lo que impide deducirlos ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Además, los mecanismos manuales de reporte, como hojas de Excel o entregas físicas de tickets engrapados, entorpecen la integración con los sistemas contables.
Según el especialista, este modelo operativo implica pérdidas fiscales y baja eficiencia administrativa. "Las cajas chicas son casas chicas, entonces la gente las usa para comprar lo que sea casi que a discreción", agregó. Esta falta de trazabilidad limita la capacidad de las empresas para auditar gastos, aplicar políticas de control interno o detectar desviaciones presupuestales. Por tanto existen dos riesgos: la falta de deducibilidad fiscal y el uso incorrecto del dinero, todo por falta de fiscalización digital.
Ante este panorama, la digitalización de los gastos menores se plantea como una solución clave. Ante esto, la firma desarrolló la plataforma Monibyte la cual permite entregar tarjetas controladas a empleados, con límites de uso diarios, categorías específicas (como viáticos o combustible), y validación automática de facturas electrónicas. Este sistema reemplaza el uso del efectivo, mejora la rendición de cuentas y permite mayor deducibilidad.
En empresas de logística o distribución, donde el gasto operativo diario es elevado, estas herramientas demuestran generar ahorros significativos. De acuerdo con datos compartidos por Impesa, holding de Monibyte, compañías centroamericanas reportaron reducciones de hasta 6% en el consumo anual de combustible tras implementar sistemas digitales de control de gastos.
Además del ahorro directo, este tipo de plataformas permite integrar la información con los sistemas contables corporativos, reduciendo el tiempo invertido en conciliaciones y reportes manuales. La metodología de recopilación de gastos se complementa con el uso de WhatsApp. El colaborador envía por chat una foto del comprobante y la plataforma gestiona el CFDI automáticamente, sin mayor intervención humana.
La situación sugiere que, sin control digital, las cajas chicas siguen siendo un punto ciego en la gestión financiera de empresas con operación nacional. Frente a un entorno fiscal exigente y de alta competencia operativa, migrar hacia sistemas automatizados se presenta como una decisión estratégica con impacto financiero tangible. Esto, con beneficios fiscales pero también como contribución a la dinámica operativa y eficiencia en la gestión empresarial.