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Durante abril y junio de 2020, los meses más severos respecto a la propagación de la Covid-19 en México, alrededor de 10 mil pequeñas y medianas empresas (pymes) tuvieron que parar operaciones debido a las restricciones de movilidad derivadas de la contingencia sanitaria, según el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Ahora, en un contexto como el de la reactivación económica tras la pandemia de Covid-19 se abren nuevos paradigmas para encontrar soluciones en función de optimizar procesos, repensar modelos de negocio y adaptarse al cambio digital acelerado ante la nueva normalidad de los negocios. En este sentido, los negocios y empresas también han tenido que enfrentar nuevos retos respecto a sus procesos contable-administrativos, empezando por analizar y corregir los errores más comunes en la contabilidad, los cuales generan riesgos y fugas de capital.
Según un informe elaborado por la consultora KPMG y Harvey Nash, la crisis económica por la pandemia obligó a las directivas de las empresas a comprender la necesidad de revisar los modelos operativos en función de responder a las nuevas demandas del mercado, y también aceleró la transformación digital en las empresas por lo menos dos años. No obstante, Information/Age (I/A), grupo de inteligencia y tecnología aplicada a negocios, informó que debido a las medidas de transformación digital previas a la contingencia, donde las grandes empresas han logrado posicionarse, las pymes aún se encuentran en dificultades para asegurar su crecimiento.
Muchas pymes y pequeños negocios han optado por tercerizar su contabilidad con el objetivo de llevar una mejor gestión. "Al asesorarte puedes encontrar varias ventajas. En primera, son un complemento de conocimiento, y además sirven como estrategia fiscal", explicó en entrevista con NotiPress, Simón Díaz, director y cofundador de el20.mx, plataforma digital que ofrece soluciones de contabilidad a emprendedores y pymes en México. No obstante, al momento de hacerlo, una gran parte de las pymes o negocios no tienen un contrato de prestación de servicio, lo cual puede traer consecuencias graves a futuro, según el directivo.
"Parece muy simple o sencillo, pero es muy importante que cuando una empresa contrate un servicio de contabilidad tenga claro ese contrato de prestación de servicios. Aquí se podrá establecer cuál es el alcance y cuáles son las responsabilidades del contador y de la empresa que contrata el servicio", menciona Díaz. Este contrato, dice el experto, puede ser crucial si se presentan problemas fiscales o negligencias referentes a la contabilidad de una empresa ante el Servicio de Atención Tributaria (SAT), pues ayudará a poder hacer la declaración y aclaración correspondiente.
Otro de los errores más comunes y trascendentes que cometen las empresas en la gestión contable-administrativa es dar acceso total y documentación original al contador, por ejemplo, las escrituras, los archivos de la firma electrónica, los sellos para emitir las facturas o las contraseñas, y, sobre todo, dar de alta como correo principal el del contador en el buzón tributario del SAT. "El correo electrónico que tiene que regir en el buzón tributario es el del dueño de la empresa o el representante legal" afirma Díaz, pues si el contador está haciendo mal su trabajo, los avisos por parte del SAT llegarán a ese correo y existe el riesgo de que los ignore.
"Algunos emprendedores piensan que como el contador es el encargado y responsable de la gestión fiscal y administrativa, debe ser su correo el que está dado de alta como principal en el buzón tributario, eso es un error garrafal. El SAT permite dar de alta otras cuatro cuentas, a partir de ahí el contador o asistente administrativo puede tener acceso al buzón" explica Díaz.
En el caso de la documentación original, el cofundador de el20.mx afirmó, hay contadores que tienen la mala práctica de "secuestrar" dicha documentación para exigir dinero a cambio de devolverla, por ello, recomienda, los archivos solicitados por cualquier persona que no sea el representante legal o dueño de la empresa sean fotocopias de los documentos originales.
Por otro lado, otra práctica errónea es dar el dinero al contador para pagar los impuestos en nombre de la empresa. "Por experiencia, el 99 por ciento, porque a lo mejor sí hay algunos que lo hacen, de los contadores que piden a los contribuyentes el dinero para pagar los impuestos se quedan con él y desaparecen, es decir, hacen fraude", afirmó Díaz.
Llevar la contabilidad de una empresa puede ser tarea difícil cuando no se tienen las herramientas y los conocimientos necesarios para hacerlo, por ello, es indispensable que tanto emprendedores como pymes se informen sobre los errores más comunes en la gestión contable-administrativa y busquen asesoría en función de controlar gastos, optimizar procesos y evitar riesgos futuros.
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