Foto: Alan Cortés (NotiPress/Composición)
Administrar oficinas, locales comerciales, bodegas industriales, proyectos residenciales y espacios de coworking obliga a mantener bajo control una cantidad creciente de contratos, movimientos financieros, proveedores y solicitudes internas. Para Regency Properties, esa complejidad hizo necesario modificar la manera en que circulaba la información dentro de la empresa y concentrar procesos que antes dependían de consultas entre distintos equipos.
La compañía, con más de 70 años de experiencia y un portafolio superior a 120 propiedades, incorporó Intelisis ERP para que áreas como contabilidad, tesorería, finanzas, administración inmobiliaria, atención al cliente y gestión comercial operaran con una misma base de información.
"La necesidad de implementar Intelisis ERP surgió de contar con un ERP que nos permitiera centralizar la información y fortalecer la comunicación entre departamentos bajo una misma metodología y una única fuente de datos, facilitando el trabajo diario", afirmó Mirna Rodríguez, directora de Innovación y Cambio en Regency Properties.
Menos recorridos para encontrar información
Uno de los cambios se hizo visible en tareas cotidianas. Localizar antecedentes sobre un cliente, revisar información vinculada con un inmueble o dar seguimiento a una gestión podía requerir la participación de diferentes departamentos. La centralización buscó reducir esas dependencias y hacer que los datos fueran accesibles desde el mismo entorno de trabajo.
Ese cambio también modificó los tiempos dedicados a localizar información antes de continuar con una tarea operativa.
"Antes no teníamos la información disponible de inmediato; invertíamos mucho tiempo en buscarla. Hoy todo está en Intelisis ERP y, con un solo clic, podemos consultarlo sin depender de otras áreas", explicó a NotiPress Dania Barahona, coordinadora de facility en la empresa.
La disponibilidad compartida permite que los equipos consulten información vinculada con sus funciones sin iniciar cada vez una cadena de solicitudes internas. En una operación inmobiliaria con distintas clases de activos, esta visibilidad adquiere relevancia porque una misma propiedad puede involucrar procesos administrativos, financieros, comerciales y de servicio al cliente.
Contratos y pagos dentro de la misma operación
La integración también alcanzó actividades que afectan directamente la administración cotidiana. En lugar de mantener procesos aislados, la empresa incorporó tareas legales, administrativas y financieras dentro de una plataforma común.
"Intelisis ERP ha optimizado procesos como el pago a proveedores, la administración de contratos y la generación de reportes. Es una herramienta que se ha adaptado a nuestras necesidades y nos permite operar con mayor eficiencia y a la vanguardia", señaló Yenizel Contreras, coordinadora Legal del Departamento de Cumplimiento.
Esta estructura permite que un contrato no permanezca como información exclusiva de un área, sino que forme parte de una operación en la que distintos equipos necesitan consultar datos relacionados para continuar sus propios procesos.
Una plataforma para acompañar el crecimiento
La implementación no quedó limitada al almacenamiento de documentos. Regency Properties utiliza la herramienta como punto de consulta para coordinar funciones que intervienen en la administración de sus inmuebles y mantener una referencia común conforme aumenta la complejidad del portafolio.
Rodríguez también destacó el acompañamiento recibido durante el proyecto: "Lo recomendaría porque hemos recibido un soporte cercano, sentimos que contamos con un verdadero aliado tecnológico y estamos seguros de que podremos seguir optimizando muchos de nuestros procesos".
La escala ayuda a dimensionar ese cambio operativo: Regency Properties administra más de 350 mil metros cuadrados y actualmente 95 colaboradores utilizan Intelisis ERP de manera simultánea en sus distintas áreas.
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