Consejos para aumentar la productividad al hacer home office

La cuarentena por la pandemia de Covid-19 ha cambiado radicalmente la forma en cómo los habitantes de todos los países se comunican hoy en día. El distanciamiento social aplicado en grandes proporciones del globo con el fin de evitar el contagio ha orillado a las personas a buscar alternativas para seguir con sus trabajos desde casa. El home office puede parecer en un principio un modelo ideal y bastante cómodo; sin embargo, hay muchas cosas que se deben tomar en cuenta y así no fracasar en esta manera poco conocida de trabajar. Por ello, existen herramientas y aplicaciones dirigidas a quienes laboran desde casa para que su experiencia sea exitosa.

El método pomodoro funciona a todos aquellos a quienes les cuesta esfuerzo mantenerse concentrados. Si bien en la oficina se tiene un tiempo determinado dedicado a cada tarea, en casa las distracciones se multiplican. Este método fue creado en 1980 por Francesco Cirilo para la optimización del tiempo laboral y consiste en el uso de un temporizador que indica un tiempo determinado para trabajar con pausas intermedias de descanso. Lo regular es programar el pomodoro con un lapso de 25 minutos de trabajo y descansos de 5 minutos, después de 4 ciclos viene el descanso largo que duraría 20 minutos. Lo importante es no perder el foco durante los periodos de 25 minutos asignados a las labores.

Usar aplicaciones de mensajería instantánea puede ayudar a contactar o solicitar información en tiempo real, pero suelen ser también uno de los mayores distractores. Su uso en actividades laborales debe limitarse única y exclusivamente con el fin de tratar temas relacionados con su actividad laboral. Es común que los líderes de trabajo creen grupos en los cuales tienen a todas las áreas a su cargo, y aunque es un medio por donde se pueden dar comunicados de interés para todos los involucrados, también es un problema pues cuando se aborda un tópico en específico puede no ser importante para todo el grupo y solo genera distracciones; en estos casos lo ideal es comunicarse directamente con el área dedicada a cierta tarea. El respeto de un grupo en una de estas aplicaciones es hablar estrictamente de trabajo y evitar compartir información ajena al objetivo por el que fue creado.

Dead line es un término anglosajón referido a la fecha límite para la entrega de alguna actividad o tarea. Es peligroso colocar la dead line justo en la fecha u hora en la que se ha solicitado la entrega, ya que siempre pueden emerger contratiempos, como por ejemplo la caída de la red o de la energía eléctrica, o situaciones más personales como una enfermedad o la muerte de un ser querido. Por estas razones es recomendable colocar tu fecha límite dos o tres días antes de la fecha real esto proporcionará un tiempo de respaldo para enfrentar los contratiempos.

Biological prime time, es un concepto sustraído del libro Work the system de Sam Carpenter, con él se puede identificar los horarios en el día en que una persona resulta más productiva. Este método se basa en 3 conceptos: productividad, motivación y enfoque. Al hacer home office es posible detectar el momento exacto del día cuando se trabaja de manera más efectiva. Por esto se debe llevar el registro por lo menos de una semana en donde se califique en cada hora del día los conceptos arriba mencionados en un rango del uno al diez. Esto permite, al finalizar la semana, realizar un gráfico en el cual se percibirá el momento adecuado para empezar a trabajar. El horario ideal biológico es distinto para cada persona.