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Las circunstancias adversas de la pandemia de la Covid-19 pusieron en juego a las organizaciones empresariales y a sus esquemas de trabajo, volviendo la práctica de ensamblar oficinas virtuales, o digital workplaces, una necesidad imprescindible para continuar con operaciones colaborativas de forma segura y a distancia. Para esto, los digital workplaces ofrecen un amplio abanico de herramientas, que van desde la comunicación y automatización en la nube, bots de comportamiento personalizado, análisis de métricas y hasta la capacidad de manejar procesos de recursos humanos de forma automatizada utilizando inteligencia artificial (IA), planteando una evolución de la oficina tradicional hacia un entorno conectado por la nube.
Más allá de las necesidades contingentes derivadas del reciente brote pandémico, son muchos los beneficios de implementar este esquema de trabajo a largo plazo, pues ofrece la posibilidad de optimizar la productividad, mejorar la experiencia del cliente, reducir los costos operativos y promover la colaboración y la innovación. Asimismo, puede alterar de forma positiva la cultura de trabajo de una empresa, ya que la integración tecnológica potencializa la interacción y fomenta la interconectividad; además ayuda a democratizar los recursos de una organización y ponerlos al alcance de todos sus colaboradores.
Sobre esto, en un comunicado enviado al equipo de NotiPress, Andrés Hernández, director de ventas en México de Xertica, consultora tecnológica que ofrece soluciones de migración digital a los negocios, menciona: "La correcta adopción de una plataforma tecnológica que propicia el teletrabajo debe estar fundada o apalancada en una cultura que fomente prácticas como la colaboración y la comunicación. Con esto, las plataformas tecnológicas podrán desplegar su potencial y empezar a atravesar cada etapa de madurez digital que vaya requiriendo la empresa".
Existen cifras que dan indicios de los pasos que se están recorriendo en Latinoamérica para impulsar la creación de oficinas digitales. De acuerdo con el estudio "2020 Digital Workplace Survey" realizado por la consultora Gartner, el 68% de las empresas encuestadas aseguró adoptar una estrategia de digital workplace desde el inicio de la propagación global del virus.
Aunque, previo a esto, durante 2019 Xértica llevó a cabo el "Primer estudio latinoamericano sobre digital workplace" en el que participaron más de 100 líderes de recursos humanos de la región. De los mismos, el 76% afirmó haber implementando un proyecto de digital workplace, mientras que un 59% aseguró tener planeada una implementación para los próximos dos años.
Una tendencia de las empresas grandes recogida por un estudio de Co-Work Latam, empresa de coworking con 33 sedes en Colombia, Chile, Uruguay y Estados Unidos, es la descentralización de las fuerzas de trabajo en células más pequeñas y flexibles. El reporte afirma, 6 de cada 10 empresas planean achicar su infraestructura y, con ello, bajar sus costos operativos mensuales entre un 9 y 12 %, especialmente los relacionados al mantenimiento de oficinas.
Además, según Co-Work Latam, entre 2010 y 2019 la industria de las oficinas flexibles creció un 23% anual, y ya representa cerca del 3% del stock total de oficinas. Sin embargo, ante la continuidad de la pandemia, la penetración del mercado a finales del año próximo podría alcanzar un 20%, con un crecimiento proyectado del 30%.
La Covid-19 no solo revirtió la idea de que las reuniones en las oficinas eran una necesidad cotidiana, también abrió la puerta a una serie de nuevas posibilidades para los entornos digitales de trabajo, ofreciendo beneficios extra a las compañías de la mano de tecnologías como la IA, la gestión de recursos informáticos en la nube y la automatización de procesos. Más allá de la cuarentena impuesta por la emergencia sanitaria, los digital workspaces prometen promover una mejor colaboración entre empleados, al tiempo que reducen costos de operación.
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